Archiwum działających w Szwecji od II Wojny światowej polskich organizacji niepodległościowych od kilkudziesięciu lat starało się o dofinasowanie na uporządkowanie swoich zbiorów. Od sierpnia br., dzięki dofinansowaniu przez Program Wsparcia Polonii i Polaków na świecie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Światowy Kongres Polaków we współpracy z Kongresem Polaków w Szwecji porządkuje zbiory archiwum.
Ze względu na ograniczenia i restrykcje antypandemiczne projekt jest wykonywany bardzo ograniczonymi środkami. finansowymi i z dużym nakładem pracy wolontariatu.
Po rozpoznaniu sytuacji na miejscu główny wysiłek został skierowany na wszechstronne fizyczne zabezpieczenie zbioru oraz jego porządkowanie. Szczegółowo przejrzano wszystkie występujące w archiwum zasoby (ok. 25 metrów bieżących) oceniając ich stan fizyczny i znaczenie historyczne.
W ten sposób, znowu w porozumieniu z dysponenatem Archiwum czyli Kongresem Polaków w Szwecji wybrano zestawy paczek i segregatorów z dokumentami do uporządkowania i umieszczenia w specjalnych opakowaniach (bezkwasowe teczki, oraz pudła archiwizacyjne i pudła zbiorcze. Ustalono, że najstarsze a więc najbardziej podatne na zniszczenie dokumenty posiadają format folio (nieco większy niż A4) co stanowiło istotny problem od czasu wprowadzenia do powszechnego użytku w Szwecji, pocżąwszy o lat 50-tych ubiegłego wieku, nowych sztywnych skoroszytów i teczek w formacie A4.
Z braku odpowiedznich formatów opakowań starsze dokumenty zaczęły być przechowywane w ad hoc samodzielnie dobieranych pudłach nie spełniających jednak technicznych i gabarytowych wymagań archiwistyki. Dlatego główny nacisk położylismy na zakup opakowan w formacie odpowiednim dla tych najstarszych i najbardziej narażonych dokumentów. Stwierdziśmy, że zamiast przewidzianego w kosztorysie profesjonalnego obiektywu do fotografowania dokumentów znacznie wazniejsze jest dla tego archiwum właśnie zakupienie odpowiednich opakowań zabezpieczających a także najbardziej niezbędnych, specjalistycznych pomocy konserwacyjnych.
Większość opakowań i materiałów konserwacyjnych została zakupiona, ze względu na regulamin dotacji, z własnych funduszy i z funduszy Kongresu Polaków w Szwecji. Jednak wskutek tej korekty wydatkowania resultat projeku jest po wielokroć lepszy i trwalszy: najcenniejsze zbiory w ilosci ok 4,5 mb zostały właściwie zabezpieczone tak technicznie jak i fizycznie. Dodatkowo, dzięki licznym konsultacjom z ekspertami z wiodacych polskich (Archiwum Akt Nowych i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) oraz szwedzkich (Riksarkivet) instytucji archiwizacyjnych nasza praca ułatwi dalsze działania nad integracją matriałów archiwum w ogólnoświatowy system archiwistyczny. Cały projekt jest wykonywany z ponad 40% udziałem wkładu własnego w postaci pracy wolontariatu Światowego Kongresu Polaków i Kongresu Polaków w Szwecji.
Opinia Kongresu Polaków w Szwecji o realizacji zadania w załączeniu>>>>>>.
